¿Qué puedo hacer con EasyLex CLM?

EasyLex CLM es una plataforma que te permite administrar el ciclo de vida de tus contratos y documentos, desde su creación hasta su firma, organización y seguimiento.

CLM significa Contract Lifecycle Management, o gestión del ciclo de vida de los contratos.

Con EasyLex puedes centralizar tus documentos, automatizar tareas repetitivas, colaborar con otras personas y mantener el control de tus procesos desde una misma cuenta.

¿Qué puedes hacer con EasyLex CLM?

1. Crear y automatizar contratos

Puedes generar documentos sin tener que redactarlos o editarlos manualmente cada vez.

EasyLex cuenta con herramientas como:

• Plantillas inteligentes: convierte contratos que utilizas frecuentemente en plantillas con campos personalizables.
• Creación automatizada: genera documentos completando los campos de una plantilla.
• Creación masiva: facilita la generación de múltiples documentos.

Por ejemplo, si utilizas el mismo contrato para diferentes clientes, puedes crear una plantilla y modificar únicamente los datos que cambian en cada caso.

2. Colaborar con clientes y miembros de tu equipo

Puedes recopilar información de otras personas y trabajar en conjunto durante la preparación de documentos.

Entre las funciones disponibles se encuentran:

• Solicitudes de información: pide a clientes o participantes los datos necesarios para completar un documento.
• Colaboración en equipo: permite que diferentes integrantes participen en la gestión documental.
• Historial de versiones: consulta las versiones de un documento para dar seguimiento a sus cambios.

Estas herramientas son útiles cuando un contrato requiere información o participación de varias personas antes de enviarse a firma.

3. Enviar documentos a firma electrónica

Puedes enviar documentos para que otras personas los revisen y firmen a distancia.

EasyLex ofrece funciones como:

• Envío por correo electrónico o WhatsApp: comparte invitaciones para firmar documentos.
• Personalización de correos: adapta las comunicaciones relacionadas con el proceso de firma.
• Recordatorios automáticos: programa avisos para los participantes que todavía no han firmado.
• Orden de firma: establece la secuencia en la que deben firmar los participantes.
• Fecha límite: configura una fecha para completar el proceso de firma.

Los firmantes pueden acceder a sus documentos desde dispositivos compatibles, sin necesidad de instalar una aplicación.

4. Firmar documentos electrónicamente

EasyLex permite utilizar diferentes métodos de firma, según las necesidades de tu documento.

Firma autógrafa digital

Permite que una persona trace su firma desde un celular, tableta o computadora.

e.firma del SAT

Permite firmar documentos utilizando los archivos de la e.firma del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Para realizar este tipo de firma, el firmante utiliza su certificado .cer, su llave privada .key y la contraseña correspondiente.

5. Agregar verificaciones de identidad y seguridad

Puedes complementar determinados procesos de firma con mecanismos adicionales de verificación.

Entre las herramientas que ofrece EasyLex se encuentran:

• Validación de identificación oficial: verifica documentos como INE o pasaporte.
• Biometría facial: compara el rostro del firmante con la fotografía de su identificación.
• Prueba de vida: ayuda a comprobar que hay una persona presente durante la verificación.
• Consentimiento verbal: solicita al firmante expresar su aceptación mediante una grabación de voz.
• NOM-151: permite incorporar una constancia de conservación para respaldar la integridad de documentos electrónicos.

Estas herramientas cumplen funciones diferentes y pueden utilizarse para reforzar la seguridad del proceso de firma.

6. Organizar documentos y administrar tu equipo

Puedes mantener tus documentos centralizados y controlar quién tiene acceso a ellos.

EasyLex incluye herramientas como:

• Gestión de documentos: consulta los documentos almacenados en tu cuenta y revisa su estado.
• Filtros de búsqueda: localiza documentos por criterios como estado, fechas o correo electrónico del firmante.
• Espacios de trabajo: organiza documentos y plantillas por departamentos, equipos o proyectos.
• Mi equipo: invita a otras personas a colaborar en tu suscripción.
• Permisos de usuario: define qué acciones puede realizar cada integrante.

Por ejemplo, puedes crear espacios de trabajo para Recursos Humanos, Ventas y Legal, y asignar a cada miembro del equipo acceso únicamente a los espacios correspondientes.

7. Dar seguimiento a tus documentos y procesos

EasyLex también cuenta con herramientas para mantener la visibilidad sobre tus operaciones.

Puedes:

• Consultar el estado de tus documentos.
• Identificar procesos pendientes de firma.
• Programar recordatorios.
• Recibir alertas sobre eventos importantes.
• Generar reportes de productividad.

Estas funciones te ayudan a identificar procesos pendientes y darles seguimiento sin revisar manualmente cada documento.

¿Cómo es un proceso completo en EasyLex CLM?

Por ejemplo, si necesitas preparar y firmar un contrato con un nuevo cliente, puedes seguir este flujo:

1. Crear: selecciona una plantilla de contrato.
2. Recopilar información: solicita al cliente los datos necesarios para completar el documento.
3. Generar: utiliza las respuestas para crear el contrato.
4. Enviar: agrega a los firmantes y envía las invitaciones por correo electrónico o WhatsApp, según las funciones disponibles en tu plan.
5. Verificar y firmar: los participantes realizan las verificaciones configuradas y firman el documento.
6. Gestionar: consulta el documento y su estado desde EasyLex.
7. Dar seguimiento: utiliza las herramientas de control y recordatorios cuando sea necesario.

Así puedes realizar diferentes etapas del proceso desde una misma plataforma.

¿Todas las funciones están disponibles en mi suscripción?

No necesariamente. Las herramientas disponibles dependen de tu plan de EasyLex.

Algunas funciones, como las plantillas, los espacios de trabajo, las verificaciones de identidad o determinados métodos de envío, pueden estar disponibles únicamente en ciertos planes.

Para conocer las funciones incluidas en tu cuenta, revisa las características de tu suscripción.