¿Qué es la colaboración en documentos de EasyLex?

La función de Colaboración de EasyLex te permite solicitar información a clientes, proveedores u otras personas para generar documentos de manera automatizada, sin tener que recopilar y capturar todos los datos manualmente.

A partir de una plantilla, puedes indicar qué información necesitas que complete otra persona. Una vez que recibes sus respuestas, EasyLex las incorpora automáticamente al documento.

Esta función es especialmente útil cuando necesitas preparar contratos o documentos que requieren información de diferentes participantes.

¿Cómo funciona la colaboración en EasyLex?

El proceso de colaboración se realiza en tres etapas:

1. Prepara una plantilla

Primero necesitas contar con una plantilla que incluya los campos personalizables del documento.

Estos campos representan la información que puede cambiar, como nombres, domicilios, fechas o datos de una empresa.

2. Solicita la información

Selecciona qué campos deberá completar tu cliente, proveedor o participante.

EasyLex permite enviar una solicitud de información por WhatsApp para que la persona proporcione los datos necesarios.

3. Genera el documento automáticamente

Cuando el participante completa la información solicitada, EasyLex utiliza sus respuestas para generar automáticamente el documento a partir de la plantilla.

Así evitas capturar nuevamente los datos y reduces el riesgo de errores al preparar contratos.

¿Para qué sirve la colaboración?

Puedes utilizar esta función cuando necesitas recopilar información de otras personas para preparar documentos.

Por ejemplo:

• Contratos con clientes: solicita sus datos para generar un contrato de prestación de servicios.
• Acuerdos con proveedores: recopila la información necesaria para preparar contratos comerciales.
• Documentos de Recursos Humanos: solicita información para generar contratos laborales.
• Operaciones inmobiliarias: recopila los datos de las partes involucradas para preparar documentos relacionados con una operación.

¿Qué otras herramientas de colaboración ofrece EasyLex?

Además de solicitar información para generar documentos, EasyLex cuenta con otras funciones para facilitar el trabajo en equipo.

Invitados a la suscripción

Puedes invitar a integrantes de tu equipo para que participen en la creación, gestión y envío de documentos a firma.

Control de permisos

Permite definir qué acciones puede realizar cada integrante, como visualizar, editar o enviar documentos a firma.

Control de versiones

Puedes consultar y comparar diferentes versiones de un documento para revisar los cambios realizados.

Espacios de trabajo

Permiten organizar documentos, plantillas y miembros del equipo por departamentos, áreas o proyectos, controlando el acceso a la información.

Estas funciones ayudan a mantener el control de los documentos cuando varias personas participan en su preparación y gestión.

¿La colaboración es lo mismo que enviar un documento a firma?

No. Son procesos diferentes que pueden complementarse.

• Colaboración: permite solicitar información a otras personas para preparar y generar un documento.
• Firma electrónica: permite que las personas expresen su consentimiento sobre un documento mediante una firma.

Por ejemplo, puedes utilizar Colaboración para recopilar los datos de un cliente y generar su contrato. Después, puedes enviarlo a firma electrónica desde EasyLex.

¿La colaboración está disponible en todos los planes?

La disponibilidad de las funciones de colaboración depende de las características de tu suscripción.

Revisa tu plan contratado para conocer qué herramientas tienes disponibles.