Cómo enviar documentos a firma por correo electrónico en EasyLex

¿Cómo funciona el envío de documentos por correo electrónico?

EasyLex te permite enviar documentos a firma electrónica por correo electrónico, para que otras personas puedan revisarlos y firmarlos a distancia.

Cada firmante recibe una invitación en su correo electrónico con un enlace para acceder al documento y completar su firma.

Los participantes pueden firmar desde una computadora, celular o tableta, sin necesidad de crear una cuenta en EasyLex ni instalar una aplicación.

Cómo enviar un documento a firma por correo electrónico

1. Inicia un nuevo proceso de firma

1. Inicia sesión en tu cuenta de EasyLex.
2. En el menú lateral, ingresa a Acciones → Firmar nuevo.
3. Selecciona el tipo de firma que utilizarás:
• Autógrafa digital: permite que los participantes tracen su firma en el documento.
• e.firma: permite firmar utilizando los archivos de la e.firma del SAT.

2. Carga tu documento

1. Asigna un nombre al documento para identificarlo.
2. Sube el archivo PDF desde tu computadora, Google Drive o Dropbox.
3. Si necesitas incluir más documentos, haz clic en Añadir más.

Importante: Si agregas varios documentos en un mismo envío, todos deberán compartir los mismos firmantes y verificaciones de seguridad.

Antes de continuar, también puedes configurar opciones adicionales, como una fecha límite de firma o un código de acceso, si están incluidas en tu suscripción.

3. Selecciona el envío por correo electrónico

En la siguiente pantalla, encontrarás las opciones para configurar el envío y las verificaciones de seguridad.

1. Selecciona Correo electrónico como medio de envío.
2. Si lo necesitas, activa las verificaciones de seguridad disponibles en tu plan.
3. Continúa a la sección de firmantes.

Entre las verificaciones que puedes encontrar están la autenticación por correo, SMS, fotografía y biometría.

Estas verificaciones son adicionales al envío de la invitación por correo electrónico.

4. Agrega los datos de los firmantes

En la sección de firmantes:

1. Ingresa el nombre y apellido del participante.
2. Escribe su correo electrónico.
3. Agrega su número telefónico y código de país.
4. Si necesitas incluir más participantes, selecciona Añadir firmante.
5. Repite el proceso hasta agregar a todas las personas que participarán.

Verifica que los correos electrónicos estén escritos correctamente, ya que se utilizarán para enviar las invitaciones de firma.

También puedes configurar qué participantes deben firmar y quiénes recibirán una copia del documento firmado.

5. Configura las reglas de firma (opcional)

Antes de enviar el documento, puedes ingresar a Reglas de firma para personalizar el proceso.

Dependiendo de tu suscripción, podrás configurar:

• Orden de firmas: define la secuencia en la que deben firmar los participantes.
• Recordatorios automáticos: establece cada cuántos días se enviarán avisos a quienes tengan una firma pendiente.
• Mensaje para firmantes: agrega instrucciones o información adicional que acompañará la invitación.

Cuando termines, haz clic en Siguiente y revisa la confirmación del proceso.

6. Coloca las firmas y finaliza el envío

Si seleccionaste Autógrafa digital:

1. Ubica las etiquetas de firma de cada participante.
2. Arrástralas al lugar del documento donde deberá aparecer su firma.
3. También puedes utilizar la opción Añadir firma al calce.
4. Haz clic en Finalizar.

Si seleccionaste e.firma, no necesitas colocar etiquetas de firma dentro del documento. Continúa directamente con la finalización del envío.

EasyLex enviará las invitaciones por correo electrónico de acuerdo con la configuración del proceso.

¿Qué recibe el firmante por correo electrónico?

El participante recibe una invitación con un enlace para acceder al documento.

Al abrirlo, podrá:

1. Acceder al proceso de firma.
2. Revisar el documento.
3. Completar las verificaciones configuradas, cuando correspondan.
4. Firmar mediante el método seleccionado.

No necesita tener una cuenta de EasyLex para completar su firma.

¿Cómo puedo dar seguimiento al documento enviado?

Después de enviar el documento, puedes consultar su información desde EasyLex.

En la pantalla de seguimiento podrás revisar el documento, identificar a los participantes y consultar el avance del proceso.

También puedes reenviar recordatorios a quienes todavía tengan una firma pendiente.

¿Puedo enviar el documento por correo electrónico y WhatsApp al mismo tiempo?

Sí. EasyLex permite seleccionar correo electrónico, WhatsApp o ambos como medios de envío.

Sin embargo, la disponibilidad de WhatsApp depende de las funciones incluidas en tu plan contratado.

Si quieres conocer el procedimiento específico, consulta el artículo Cómo enviar documentos a firma por WhatsApp.

¿El envío por correo electrónico está disponible en todos los planes?

El envío por correo electrónico forma parte de las opciones de envío de documentos a firma de EasyLex.

Las funciones adicionales, como determinadas verificaciones de seguridad, reglas de firma o envío por WhatsApp, pueden variar según tu plan contratado.