Cómo crear y administrar espacios de trabajo en EasyLex

Los espacios de trabajo de EasyLex te permiten organizar documentos y plantillas en diferentes áreas dentro de una misma cuenta, además de controlar qué miembros de tu equipo pueden acceder a ellos.

Puedes crear espacios para departamentos como Recursos Humanos, Ventas, Legal o Marketing, o utilizarlos para separar proyectos y procesos específicos.

De esta manera, cada integrante puede trabajar únicamente con la información de los espacios a los que tiene acceso.

Cómo crear un espacio de trabajo

1. Inicia sesión en tu cuenta de EasyLex.
2. Ingresa a Mi suscripción.
3. En el menú lateral, selecciona Espacios.
4. Haz clic en Nuevo espacio.
5. Ingresa el nombre del espacio.
6. Agrega una descripción para identificar su propósito.
7. Selecciona Guardar.

Una vez creado, el espacio estará disponible para organizar documentos y plantillas.

Cómo consultar y editar un espacio de trabajo

Desde Mi suscripción → Espacios, selecciona el espacio que quieres consultar.

Podrás visualizar información general, como:

• Documentos asignados al espacio.
• Documentos pendientes de firma.
• Procesos que están recolectando información.

También puedes editar el nombre y la descripción del espacio cuando lo necesites.

Cómo asignar miembros de tu equipo a un espacio

Puedes controlar qué integrantes de tu equipo tienen acceso a cada espacio de trabajo.

Para configurar sus accesos:

1. Ingresa a Mi suscripción.
2. Selecciona Mi equipo.
3. Busca y selecciona al miembro que quieres configurar.
4. Asigna los espacios de trabajo a los que podrá acceder.
5. Ajusta sus permisos según las actividades que deba realizar.

Entre los permisos que puedes configurar se encuentran:

• Crear documentos.
• Enviar documentos a firma.
• Editar documentos.
• Compartir documentos.
• Administrar documentos.
• Realizar cargas masivas.

Puedes asignar a un mismo usuario a uno o varios espacios de trabajo.

Los usuarios únicamente podrán visualizar y trabajar con los documentos y plantillas de los espacios a los que tengan acceso, de acuerdo con sus permisos.

Cómo asignar documentos o plantillas a un espacio

Una vez que hayas creado tus espacios de trabajo, puedes organizar tus documentos y plantillas dentro de ellos.

1. Ingresa a Mis documentos o Plantillas, según el contenido que quieras organizar.
2. Busca el documento o plantilla que deseas asignar.
3. Haz clic en los tres puntos de acciones.
4. Selecciona Asignar espacio.
5. Elige el espacio de trabajo correspondiente.
6. Haz clic en Aceptar.

El documento o plantilla quedará asignado al espacio seleccionado.

Los miembros de tu equipo que tengan acceso a ese espacio podrán visualizarlo y trabajar con él según los permisos que tengan configurados.

¿Para qué sirven los espacios de trabajo?

Los espacios de trabajo son útiles cuando varias personas o departamentos utilizan la misma cuenta de EasyLex.

Por ejemplo, puedes crear:

• Recursos Humanos: para organizar contratos laborales y documentos de empleados.
• Ventas: para administrar contratos comerciales y acuerdos con clientes.
• Legal: para centralizar contratos y otros documentos legales.
• Marketing: para organizar acuerdos con proveedores y colaboradores.
• Proyectos específicos: para separar documentos relacionados con una operación o iniciativa.

Así puedes mantener la información organizada sin necesidad de utilizar cuentas independientes para cada área.

¿Los espacios de trabajo están disponibles en todos los planes?

No. La función de Espacios de trabajo está disponible únicamente en determinados planes de suscripción de EasyLex.

Si no encuentras esta opción en tu cuenta, revisa las características de tu plan contratado para confirmar si tienes acceso.